Neuen Textbaustein anlegen


Erstellen Sie zuerst, falls noch nicht geschehen, eine leere Textbaustein-Datenbank.
Bevor Sie den ersten Textbaustein speichern können, muss mindestens eine Kategorie angelegt werden!
Wählen Sie nun im texManager die entsprechende Kategorie aus, der Sie den Text zuordnen wollen und legen sie dann einen neuen Textbaustein an. Achten sie darauf, dass die Kategorie geöffnet ist (kein "+" davor), ansonsten wird der Baustein unterhalb der Kategorie gespeichert.

 

Es gibt 2 Möglichkeiten einen Textbaustein anzulegen.

1. Den Text komplett in der Datenbank speichern.

ODER

2. Dokumente als Textbausteine verlinken und nur den Pfad in der Datenbank speichern. Dabei bleibt das Dokument am ursprünglichen Speicherplatz erhalten und kann weiterhin auch ohne den texManager editiert werden.

Textbausteine in der Datenbank speichern

Variante I – Textbausteine im texManager anlegen

Hier gibt es wiederum drei Möglichkeiten, wie Sie den Text speichern können. Der einfachste Weg ist im integrierten Editor den Text einzugeben und zu formatieren. Alternativ können Sie auch die Windows-Zwischenablage nutzen. Bearbeiten Sie Ihren Text im Word Dokument und markieren Sie anschließend alles was Sie als Textbaustein nutzen wollen und kopieren Sie den Inhalt in die Zwischenablage [STRG-C]. Wechseln Sie nun zum texManager-Editor und drücken Sie die Schaltfläche [Einfügen] oder die Tastenkombination [STRG-V]. Als dritte Möglichkeit können Sie auch ein ganzes Dokument über die Schaltfläche [Importieren] als Textbaustein in den Editor einfügen.

Unter [Bezeichnung] geben Sie bitte einen eindeutigen Namen für den neuen Baustein ein.

Um den Textbaustein über ein Tastenkürzel abrufen zu können, kann man unter [Kurzbez.] eine eindeutige Kurzbezeichnung angeben. Der texManager bietet die Möglichkeit ein Word-Makro, das in einer globalen oder in der aktuellen Wordvorlage gespeichert ist,aufzurufen. Diesen Makro-Namen geben sie bitte in das Feld [MAKRO] ein.

Jedem Textbaustein kann zusätzlich ein Formular zugeordnet werden, das vor dem eigentlichen Einfügen des Textes aufgerufen wird und die Formulardaten abfragt, die dann automatisch in die vorgesehenen Platzhalter im Textbaustein eingefügt werden. Weitere Informationen zu Formularen und den neuen Möglichkeiten, die sich daraus ergeben, können hier nachgelesen werden. Neben der Textbaustein Kurzbezeichnung können ein oder mehrere Schlagwörter vergeben werden. Diese werden dann zusätzlich in der Textbausteinsuche ausgewertet.

Textbaustein-Stammdaten
Textbaustein-Stammdaten

Wenn die Checkbox [Vorlage] ausgewählt wird, erzeugt der texManager jedes Mal beim Einfügen dieses Textbausteins ein neues Word-Dokument mit Kopf- und Fußzeilen. So wird wird aus einem normalen Textbaustein ein Vorlagenbaustein.

Dies ist besonders für die Nutzung von Kombinationstexten wichtig damit alle nachfolgenden Textbausteine die gleiche Formatierung erhalten. Zum Abspeichern drücken Sie die Schaltfläche [Speichern].

texManager bietet auch die Möglichkeit direkt aus einem Word-Dokument heraus, einen Text in der Datenbank zu speichern.
Das beschreiben wir jetzt unter Variante II.

Variante II - Textbausteine direkt in Word anlegen

Markieren Sie zuerst im Word-Dokument den entsprechenden Text, den Sie im texManager als Textbaustein speichern möchten.Drücken Sie dann den Toolbar-Button [Textbaustein speichern] oder die Tastenkombination [ALT] [F3].

Danach müssen Sie eine Kategorie auswählen, in welcher der Textbaustein gespeichert werden soll.

 

 

Zusätzlich können Sie auch eine andere Textbausteindatenbank auswählen. Geben Sie nun die Bezeichnung und die Kurzbezeichnung ein, die für die Autotext-Suche benutzt wird.

Der Nachteil ist allerdings, dass man hier keine weiteren Eingaben, wie z.B. Schlagwörter,Makronamen oder Formulare eingeben kann.

Textbaustein in Word anlegen
Textbaustein in Word anlegen

 

 

 

 

Der Textbaustein kann komplett in der Datenbank gespeichert oder als Word Dokument verknüpft werden. Entweder nur der markierte Text oder das ganze Dokument.

Textbausteine verknüpfen bzw. verlinken

Die Videoanleitung zeigt die Vorgehensweise mit der Version 5.0, die aber mit der Version 8 sehr ähnlich ist.