Formularfelder und Dokumentengenerator


Die Inhaltssteuerelemente in einem Word-Dokument werden über ihre Eigenschaften mit dem texManager verbunden. Wir bezeichnen so ein Dokument als Word-Formular. Damit man die Inhaltssteuerelemente nutzen kann, muss die Registerkarte "Entwicklertools" in Word aktiv sein.

Die Registerkarte " Entwicklertools " wird standardmäßig nicht angezeigt. Sie können diese jedoch dem Menüband hinzufügen: Wechseln Sie auf der Registerkarte <Datei> zu <Optionen> <Menüband anpassen>. Aktivieren Sie unter <Menüband anpassen> und unter <Hauptregisterkarten> das Kontrollkästchen Entwicklertools.

Über die Entwicklertools können die Eigenschaften der einzelnen Inhaltssteuerelemente ausgewählt werden. Über Dokumentenvariablen in den Textbausteinen werden die Eingaben aus den Inhaltssteuerelementen automatisch übernommen.

DropDown-/Kombinationsfeld

Word-Formular u.a mit Dropdown-Liste
Word-Formular u.a. mit Dropdown-Liste
Eigenschaften Inhaltssteuerelement DropDown-Liste
Eigenschaften Inhaltssteuerelement DropDown-Liste

<TAG> (für die Dokumentvariablen)
+<Bezeichnung Dokumentvariablen> z.B.: +Nachname

Rückgabe: Inhalt <Wert> Feld

In dem Textbaustein wird der Rückgabewert über eine Dokumentenvariable eingebettet.
Z.B.: {DOCVARIABLE profile}

 

++<Bezeichnung Dokumentvariable> z.B.: ++Baustein12

Rückgabe: Inhalt <Wert>-Feld wird als Textbaustein-Kurzbezeichnung interpretiert.
texManager sucht den passenden Textbaustein und befüllt die entsprechende Dokumentenvariable (Platzhalter) mit dem Textbaustein-Pfad.
Damit der Inhalt des gefundenen Textbausteins eingefügt wird, muss zuvor der Platzhalter über die beiden Feldfunktionen INCLUDETEXT und DOCVARIABLE in dem entsprechenden Textbaustein eingebettet werden.  Z.B.: {INCLUDETEXT{DOCVARIABLE profile}}

Textbaustein-Editor mit Dokumentvariablen
Textbaustein-Editor mit Dokumentvariablen

Rich-Text / Nur-Text / Datumsauswahl

Im <Tag> Feld dieser Inhaltssteuerelemente wird die Bezeichnung der Dokumentenvariablen mit einem vorangestelltem "+" Zeichen eingegeben.

Z.B.: +Nachname oder +Datum

Die entsprechende Dokumentvariable wird mit dem jeweiligen Inhalt des Eingabefeldes befüllt.

Checkbox (Kontrollkästchen)

Dieses Control hat zwei Funktionen. Man kann den Status der Checkbox in den Textbausteinen oder Dokumenten über eine Dokumentenvariable abfragen. Wenn die Checkbox im Formular angehakt wurde, wird der Wert auf "TRUE" gesetzt ansonsten auf "FALSE".
Z.B.: lautet der Tag-Eintrag "+CHKB1" kann in den Textbausteinen der Status der Checkbox über die Feldfunktion DOCVARIABLE wie folgt ausgewertet werden:
{ IF {DOCVARIABLE CHKB1} = "TRUE" "Bitte beachten Sie die Hinweise" "Keine weiteren Hinweise"}}

Zusätzlich kann man in einer Liste angeben, welche Textbausteine in der Generatorliste aktiviert werden sollen. Je nachdem wie der Eintrag in dem <Tag> Feld der entsprechenden Checkbox gestaltet wurde.
Beispiele:

"+|Baustein1" Der Textbaustein mit der Kurzbezeichnung "Baustein1" wird in der aktiven Generatorliste angehakt.
 "+| Baustein1, Baustein3, Baustein9" Die Textbausteine mit den Kurzbezeichnungen "Baustein1" "Baustein3" und "Baustein 9" werden in der aktiven Generatorliste angehakt.
"+CHKB1|Baustein1" Der Textbaustein mit der Kurzbezeichnung "Baustein1" wird in der aktiven Generatorliste angehakt und die Dokumentenvariable "CHKB1" wird in das Dokument eingefügt.
"+CHKB1|Baustein1, Baustein3,Baustein9" Die Textbausteine mit den Kurzbezeichnungen "Baustein1" "Baustein3" und "Baustein 9" werden in der aktiven Generatorliste angehakt und die Dokumentenvariable "CHKB1" wird in das Dokument eingefügt.

Für jede angehakte Checkbox im Formular wird der entsprechende Textbaustein in der aktiven Generatorliste des texManagers markiert. Durch die Generatorliste wird zugleich die Reihenfolge der Textbausteine im Dokument festgelegt, deshalb sollten alle in Frage kommenden Textbausteine in einer Generatorliste aufgelistet werden.
Unabhängig vom Formular, können auch einzelne Bausteine in der Generatorliste vorausgewählt werden, die auf jeden Fall in das Dokument eingefügt werden sollen, denn nur Einträge mit einem Haken werden bei der automatisierten Dokumentengenerierung berücksichtigt.


Zusammenfassung:
Wenn der Generatorliste ein Word-Formular zugeordnet wurde, wird diese Formular beim Start der Dokument-Generierung aufgerufen. Nach dem Ausfüllen sucht der
texManager im Word-Formular nach den Checkbox-Inhaltssteuerelementen, welche einen Haken haben, liest dann über die Eigenschaften der Formularfelder die Kurzbezeichnung der Textbausteine aus und versucht dann diese in der aktuellen Generatorliste zu aktivieren. Findet er dort keinen passenden Eintrag, sucht er in der kompletten texManager Datenbank nach diesem Baustein und speichert dann diesen als neuen Eintrag ans Ende der Generatorliste. Zusätzlich kann der Status der entsprechenden Checkbox in dem Dokument über Dokumentenvariablen abgefragt werden.

Inhaltssteuerelement Checkboxen für Dokumentengenerator
Checkboxen für texManager Textbaustein-Zuordnung

In der Generatorliste können beliebige Textbausteine schon vorausgewählt werden, wie z.B. die Kopfzeile, Einleitung oder Standardtexte, die nicht im Wordformular erfasst werden. Die Form DocCreator-Schnittstelle aktiviert nun zusätzlich alle gefundenen Textbausteine (rote Pfeile).

Dokumentengenerator mit ausgewählten Textbausteinen aus dem Wordformular
Dokumentengenerator mit ausgewählten Textbausteinen aus dem Wordformular
Automatisch generiertes Word-Dokument
Automatisch generiertes Word-Dokument

Zusätzlich wird eine Dokumentenvariable mit der Textbaustein-Kurzbezeichnung angelegt. Je nachdem ob die Checkbox angehakt wurde, wird der Wert "TRUE" oder FALSE" zurückgeliefert.
Dieser Wert kann im späteren Dokument mit einer IF Bedingung ausgewertet werden. Z.B. { IF {DOCVARIABLE MYVAR} = "TRUE" "Bitte beachten Sie die Hinweise" "Keine weiteren Hinweise"}}.

Die Checkbox kann auch ohne Textbaustein-Ausgabe genutzt werden. Dazu muss in dem <TAG> Feld die Bezeichnung der Dokumentenvariablen ohne vorangestelltes "+" gespeichert werden.