Neuen Textbaustein anlegen


Erstellen Sie zuerst, falls noch nicht geschehen, eine leere Textbaustein-Datenbank.
Bevor Sie den ersten Textbaustein speichern können, muss mindestens eine Kategorie angelegt worden sein!

Wählen Sie nun im texManager die entsprechende Kategorie aus, in welche der Textbaustein gespeichert werden soll. Legen Sie dann einen neuen Textbaustein an. Achten sie darauf, dass die Kategorie geöffnet ist (kein "+" davor), ansonsten wird der Baustein unterhalb der Kategorie gespeichert.

 
Es öffnet sich der Textbaustein-Editor mit einem leeren Text. Der Editor entspricht der installierten Word-Version auf dem Computer. D.h. alle Funktionen und Möglichkeiten von Microsoft Word können für die Anlage von Textbausteinen genutzt werden.


texManager unterstützt eine duale Speicherung. D.h. es gibt zwei Möglichkeiten einen Textbaustein zu speichern.

Textbausteine verknüpft anlegen

Entweder wird der Textbaustein-Inhalt komplett in der Textbaustein-Datenbank gespeichert oder er wird als Dokument (verlinkter Textbaustein) nur mit dem texManager verknüpft (empfohlen). D.h. es wird nur der Pfad zum Dokument in der Textbaustein-Datenbank gespeichert. Dabei bleibt das Dokument am ursprünglichen Speicherplatz erhalten und kann optional ohne den texManager editiert werden. Zusätzlich hat das Verlinken den Vorteil, dass große Dokumente nicht die Performance und Größe der Textbaustein-Datenbank maßgeblich belasten. Verlinkte Textbausteine können in beliebig vielen Kategorien und Textbaustein-Datenbanken gespeichert und an einer Stelle zentral verwaltet werden.

Textbausteine in der Datenbank speichern

Variante I – Textbausteine im texManager anlegen

Toolbar: Menü: <Bearbeiten><Neuer Textbaustein>

Hier gibt es mehrere Möglichkeiten, wie der Textbaustein gespeichert werden kann. Der einfachste Weg ist im integrierten Textbaustein-Editor den Text direkt einzutippen und zu formatieren.

Alternativ kann Text aus jedem beliebigen Word- oder Windows- Dokument mit Copy and Paste in den Textbaustein-Editor eingefügt werden. Kopieren Sie dazu die entsprechende Textpassage in die Zwischenablage und fügen Sie diese dann über die Schaltfläche [Einfügen] im Textbaustein-Editor ein.

Eine weitere Möglichkeit ist der Import eines kompletten Word-Dokuments über die Schaltfläche [Importieren].

Textbaustein-Stammdaten
Textbaustein-Editor

Als Nächstes wird eine Bezeichnung für den Textblock unter [Bezeichnung] vergeben.
Um den Textbaustein über ein Kürzel abrufbar zu machen, kann man unter [Kurzbez.] eine eindeutige Kurzbezeichnung angeben. Der texManager unterstützt den Aufruf von Word-Makros, eine nicht zu unterschätzende Möglichkeit, jegliche Art von Automatisierung und Individualisierung zu integrieren.

Der Makro-Name wird einfach in das Feld [MAKRO] eingetragen.


Jedem Textbaustein kann ein elektronisches Formular zugeordnet werden, das vor dem Einfügen des Textes automatisch aufgerufen wird. Die entsprechenden Eingaben werden dann automatisch in die vorgesehenen Platzhalter im Textbaustein eingefügt. Weitere Informationen zu den elektronischen Formularen können hier nachgelesen werden. Neben einer Textbaustein Kurzbezeichnung können zusätzliche Schlagwörter hinterlegt werden, die während der Textbaustein-Suche ausgewertet werden.

Wenn die Checkbox [Vorlage] ausgewählt wird, erzeugt der texManager jedes Mal beim Einfügen des entsprechenden Textbausteins ein neues Word-Dokument mit Kopf- und Fußzeilen. So wird wird aus einem normalen Textbaustein ein Vorlagenbaustein.

Dies ist besonders für die Nutzung von Kombinationstexten wichtig, damit alle nachfolgenden Textbausteine die gleiche Formatierung erhalten. Zum Abspeichern des Textbausteins drücken Sie nun die Schaltfläche [Speichern].

texManager bietet die Möglichkeit direkt aus einem Word-Dokument heraus, einen Text in der Datenbank zu speichern. Das beschreiben wir jetzt unter Variante II.

Variante II - Textbausteine direkt aus Word heraus anlegen

Markieren Sie zuerst im Word-Dokument den entsprechenden Text, den Sie im texManager als Textbaustein speichern möchten. Drücken Sie dann den Toolbar-Button [Textbaustein anlegen] oder die Tastenkombination [ALT] [F3].

Neuen Textbaustein anlegen

Danach müssen Sie eine Kategorie auswählen, in welcher der Textbaustein gespeichert werden soll.

Textbaustein zuordnen
Kategorie auswählen

 

 

Zusätzlich können Sie auch eine andere Textbausteindatenbank auswählen. Geben Sie nun die Bezeichnung und die Kurzbezeichnung ein, die für die Autotext-Suche benutzt werden soll.

Ein kleiner Nachteil ist es allerdings, dass man in diesem Modus bisher keine weiteren Eingaben, wie z.B. Schlagwörter, Makronamen oder Formulare eingeben kann.

Textbaustein in Word anlegen
Textbaustein direkt aus dem Dokument heraus anlegen

 

 

 

 

Der Textbaustein kann komplett in der Datenbank gespeichert oder als Word Dokument verknüpft werden. Entweder nur der markierte Text oder das ganze Dokument.

Video

Die Videoanleitung zeigt die Vorgehensweise mit einer älteren texManager Version, die aber der Version CP ähnlich ist.