Microsoft Excel - Schnittstelle


Mit der texManager Excel- Schnittstelle können aus einer Excel-Anwendung heraus Word-Dokumente erstellt werden. Unabhängig davon kann man natürlich jede Excel-Tabelle mit "Copy and Paste" in einen Textbaustein einfügen und im texManager speichern.

 

Es werden verschiedene Arten unterstützt:

1. Excel Tabellen in einen Textbaustein integrieren

Excel Tabellen können ganz einfach mit "Copy and Paste" in die Textbausteine des texManagers eingefügt werden. Entweder mit oder ohne Verlinkung (Je nachdem welche Art der Einfügung ausgewählt wird).


D.h. Änderungen in der original Excel Tabelle werden automatisch in den Textbausteinen übernommen. Das ist u.a. besonders nützlich, wenn z.B. eine Kalkulation in Excel erstellt wird und die Ergebnisse automatisch in die entsprechenden Textbausteine oder in das Word-Dokument übernommen werden.

2. Excel-Tabellen mit dem Dokumentengenerator einbetten

Die Handhabung ist denkbar einfach. Einfach die Zellen oder die ganze Tabelle markieren und das Makro starten.

Dabei passiert folgendes:
Der markierte Bereich wird als Excel-Tabelle in einem separaten Word-Dokument eingefügt und im Standard Dokumenten-Ordner (z.B.: C:\ProgramData\texManager 8\Documents\Exceltab.docx) gespeichert.

 

In einer einfachen XML-Datei wird die Struktur des Dokuments abgebildet, sowie die Postion der Excel-Tabelle.

Z.B.:

<?xml version="1.0"?>
<DATA>
<BLOCK>
<Field FILE="MYDATABASE"/>
<Field BLOCKNAME="Vorlage-Bestellung"/>
</BLOCK>

<Field FILE="MYDATABASE"/>

<Field BLOCKNAME="Zwischenteil"/>
</BLOCK>

<BLOCK>
<Field FILE=""/>
<Field BLOCKNAME="C:\ProgramData\texManager 6.0\Documents\Exceltab.docx""/>
</BLOCK>
<BLOCK>

</BLOCK>

<Field FILE="MYDATABASE"/>

<Field BLOCKNAME="Schlussteil"/>
</BLOCK>

<Field FILE="MYDATABASE"/>

<Field BLOCKNAME="Fuss"/>
</BLOCK>
</DATA>

 

Ein Makro startet im Hintergrund, das Modul docBuilder arbeitet dann die XML-Datei ab, bis das fertige Dokument entstanden ist. In dem Makro-Code kann festgelegt werden, wie die Daten im Word-Dokument behandelt werden solen. Z.B. über eine aktive Verlinkung oder unterschiedliche Formatierungsarten.

 

Bsp.:

oWordapp.Selection.PasteExcelTable LinkedToExcel, WordFormatting, RTF 'Verlinkte Tabelle einfügen
Parameters:
LinkedToExcel:
Required Boolean. True links the pasted table to the original Excel file so that changes made to the Excel file are reflected in Microsoft Word.
WordFormatting:
Required Boolean. True formats the table using the formatting in the Word document; False formats the table according to the original Excel file.
RTF:
Required Boolean. True pastes the Excel table using Rich Text Format (RTF); False pastes the Excel table as HTML.

3. Dokumentenerstellung mit Excel-Tabellen steuern

Mit einer Excel-Tabelle und der texManager XML-Schnittstelle mit Steuer-Makro lassen sich komplette Microsoft Word-Dokumente steuern. Der Inhalt einzelner Zellen der Tabelle werden an die Platzhalter im Dokument übergeben. In der  Excel-Tabelle werden die Felder der XML-Datei aufgelistet und können bearbeitet werden.

 

Excel-Tabelle mit der Word-Dokumentenstruktur
Excel-Tabelle mit der Word-Dokumentenstruktur

Die Spalte Datenbank enthält den Namen der Textbaustein-Datenbank. Über die Textbaustein-Kurzbezeichnung wird der entsprechende Baustein zugeordnet. In der dritten Spalte werden die Platzhalter-Bezeichnungen gespeichert, die sich in den Textbausteinen befinden. Dieser werden mit den Werten in der 4. Spalte ersetzt,

 

4. Textbausteine durch Markierung automatisiert übergeben

Über eine relative Sprungadresse in der Datei TM.INI im Benutzer-Verzeichnis des texManager können Exceldaten und Word-Textbausteine zusammen in eine Dokument eingefügt werden.

Einmalig legt man das Sprungprofil in der Benutzer-Ini-Datei ab und schon kann es losgehen.


Der Aufbau ist wie folgt:
Var1 = <Platzhaltername>, <Sprungweite>
Es können bis zu 4 Werte (Var1-Var4) übergeben werden. Bei Bedarf kann man diese Anzahl erweiteren. Über die Sprungweite wird die Richtung und die Position festgelegt, wo sich der Platzhalterwert befindet relativ zur Textbaustein-Kurzbezeichnung. Postive Werte deuten nach rechts, negative Werte nach links.
Durch die relative Positionsauswertung ist man flexibel und kann damit beliebige Excel-Tabelle auswerten. Die mitgelieferte Steuerdatei, mit den Makros "tmExcelCtrl.dotm", muss natürlich im Zugriff sein.