Texte oder Dokumente mit dem Kombinationstext generieren

Mit Kombinationstexten bzw. Kombinationsbausteinen können komplette Dokumente von der Kopf- bis zur Fußzeile automatisch erstellt werden. Ebenso ist es möglich ganze Textpassagen in einem bereits geöffneten Dokument zu erstellen. Damit der generierte Text in ein bereits geöffnetes Dokument eingefügt wird, dürfen in diesem Fall keine Vorlagenbausteine benutzt werden, da diese automatisch ein neues Dokument erzeugen.

In Textbausteinlisten werden alle Textbausteine, die thematisch zusammengehören, gespeichert.
Auf Knopfdruck werden diese Bausteine in einem Rutsch in ein geöffnetes Dokument eingefügt, bzw. wird eine neues Dokument aus der Textbausteinliste des Kombinationstextes erstellt. Kombinationstexte können nur mit MS Word Dokumenten benutzt werden. Über ein entsprechendes Makro lässt sich aber der Inhalt in jedes andere Programm einfügen. Als Beispiel wird mit dem texManager das Makro "SendToOutlook" ausgeliefert, welches den generierten Inhalt eines Dokuments in eine E-Mail einfügt. Darüber hinaus können mit hinterlegten VBA-Makros umfangreiche Automationsaufgaben erledigt werden.

Wenn ein Kombinationsbaustein aufgerufen wird, werden alle Mitgliedsbausteine, (die in der Textbausteinliste stehen und ein Häkchen haben) nacheinander in das aktuelle Word-Dokument eingefügt.
Bevor der Kombinationstext in ein Dokument eingefügt wird, können Sie noch entscheiden, welche Bausteine übergeben werden sollen. Alle Bausteine mit einem Häkchen werden eingefügt. Zusätzlich kann noch die Reihenfolge und die Sortierung verändert werden. Dieser Dialog kann wahlweise in den Stammdaten des Kombinationstextes abgeschaltet werden.

Textbausteine mit abhängig verbundenen Bausteinen werden vor dem Einfügen überprüft, ob die verbundenen Textbausteine auch in der betreffenden Textbausteinliste eingefügt und aktiviert wurden. Diese Prüfung findet automatisch im Hintergrund statt. Sobald ein abhängiger Baustein gefunden wird, kommt es zu einer Meldung und die Generierung wird abgebrochen. Über die rechte Maustaste wird ein Kontextmenü eingeblendet. Hier kann man für jeden einzelnen Eintrag die abhängigen Textbausteine auflisten oder einen Eintrag duplizieren.

 Elektronische Formulare oder Makros, die mit einem Textbaustein verknüpft wurden, werden beim Generierungsprozess automatisch aktiviert. Das bedeutet zum Beispiel, dass immer wenn der Dokumentengenerator auf einen Textbaustein trifft, wo ein Formular hinterlegt wurde, wird dieses aktiviert und die Dokumentenerstellung geht erst weiter, wenn die entsprechenden Eingaben vorgenommen wurden. Die Platzhalter des jeweiligen Textbausteins werden nun mit den Formulareingaben ersetzt.

Es ist aber auch möglich ein Formular oder Makro nur mit dem kompletten Kombinationstext zu verbinden, dann wird das Formular oder das Makro erst nach der Generierung des Dokuments gestartet. Die Platzhalterersetzung bezieht sich dann nicht mehr auf den jeweiligen Textbaustein, sondern auf das komplette Dokument. Alle Eigenschaften der Textbausteine, wIe z.B. eingebettete Objekte, Feldfunktionen usw. werden auch in das Dokument eingefügt.

Die Platzhalterersetzung bezieht sich dann nicht mehr auf den einzelnen Textbaustein, sondern auf das komplette Dokument.

Videoanleitung: